Dovaną nuotolinei komandai geriausia planuoti nuo gavimo būdo, o ne nuo vienodos dėžutės visiems. Vienam patogus paštomatas, kitam – atsiėmimas biure, trečiam – iš anksto suderinta elektroninė dovana. Vienoda pagarba darbuotojams nebūtinai reiškia identišką siuntimo procesą.
Paskirkite vieną atsakingą organizatorių ir nustatykite aiškią bendrą ribą. Prieš renkantis konkretų pirkinį patikrinkite darbovietės dovanų ir asmens duomenų taisykles. Tarptautinio siuntimo ir įmonės apskaitos klausimus spręskite pagal konkretų atvejį dar prieš užsakymą.
Gavimo pasirinkimo žinutė kolegai
„Planuojame šventinę padėką komandai. Ar norėtumėte ją atsiimti biure, gauti jums patogioje vietoje, rinktis elektroninį variantą ar šį kartą atsisakyti? Tik pasirinkus siuntimą paprašysime tam reikalingų duomenų. Jei norite, galite privačiai nurodyti dovanos turinį, kurio prašote vengti.“
Tai pritaikomas pavyzdys. Nereikalaukite viešai skelbti gyvenamosios vietos ar sveikatos aplinkybių bendrame komandos pokalbyje. Duomenimis dalykitės tik su organizatoriumi ir faktiniam perdavimui reikalingais žmonėmis pagal taikomą įmonės tvarką.
Pasirinkite vieną iš trijų įteikimo kelių
| Būdas | Ką suderinti | Ko nelaikyti savaime suprantamu |
|---|---|---|
| Fizinė dovana | Tikslus gavimo taškas, gavėjas, kontaktas ir galimas atsiėmimas. | Kad žmogus darbo dieną bus namuose. |
| Elektroninė dovana | Tinkama šalis, paskyra, failas ir faktinis kupono gavimas. | Kad kuponas jau yra rezervuota paslauga. |
| Bendra nuotolinė veikla | Laiko juosta, kalba, noras dalyvauti ir reikalingos priemonės. | Kad visi galės jungtis po darbo ar norės to paties užsiėmimo. |
Fizinei dovanai patikrinkite visą kelią
Iš pradžių įsitikinkite, kad tiekėjas iš tiesų siunčia jūsų pasirinktą rinkinį į gavėjo vietą. Maisto rinkiniui dar svarbios sudėtis, laikymas ir tai, kas nutiks, jei dovana bus atsiimta vėliau. Nespėkite vien iš gražios rinkinio nuotraukos.
Prieš apmokant organizatorius turi matyti visą sumą: gaminį, individualizavimą, pakavimą ir perdavimą kiekvienam adresui. Daugiau patikrų pateikia dovanų pristatymo gidas. Jei dalis kolegų gyvena užsienyje, taikomas sąlygas patikrinkite kiekvienam atvejui atskirai.
Elektroninei dovanai neužtenka persiųsti laišką
Patikrinkite, ar gavėjas galės naudoti kuponą savo vietoje ir norimu būdu. Pavyzdžiui, „Artotekos“ dovanų kortelė yra konkrečios Vilniaus studijos pasirinkimas su registracija. Ji netampa universalia tarptautine ar visai nuotoline dovana vien todėl, kad čekis išsiunčiamas elektroniniu būdu.
Prieš įteikdami pasirūpinkite tikru failu ar naudojimo nuoroda ir aiškia žinute. Jei siunčiamas kodas, jo nedėkite į bendrą pokalbį. Atkreipkite dėmesį, ar dovanai nereikia gavėjo apmokamos prenumeratos ar papildomo pirkimo. Daugiau sąlygų yra kupono pasirinkimo patikroje.
Organizatoriaus lentelė
- Dalyvis ir jo pasirinktas gavimo būdas.
- Dovanos variantas ir visa jam skirta suma.
- Tik organizatoriui reikalingas perdavimo kontaktas.
- Patvirtintas išsiuntimas arba elektroninio failo paruošimas.
- Faktinis gavimas arba iškilusi problema.
- Sutartas kitas veiksmas, jei dovana negauta.
Patvirtinimo stulpelyje rašykite tik tai, ką žinote. Užsakymo būsena „priimtas“ nėra „įteiktas“. Pranešimas „išsiųsta“ dar nepatvirtina, kad gavėjas atsiėmė. Jei reikia, privačiai pasitikslinkite vieną kartą, neversdami žmogaus viešai fotografuoti dovanos.
Kaip pasiruošti pasikeitus aplinkybėms
Sutarkite, ką darysite žmogui atostogaujant, pasikeitus adresui ar siuntai vėluojant. Elektroninio pakaitalo nepirkite automatiškai nepasitarę – taip galite sukurti dvi netinkamas dovanas vietoje vienos. Jei dar tik renkatės bendrą kryptį, pradėkite nuo kalėdinių dovanų darbuotojams gido.
Pavyzdys: trys skirtingi gavimo poreikiai
Tarkime, viena kolegė dovaną nori atsiimti biure, antras kolega renkasi siuntimą, o trečias nenori fizinio daikto. Organizatorius pirmiausia patvirtina šiuos pasirinkimus, tada skaičiuoja visą sumą. Siuntimo išlaidų nereikia netikėtai užkrauti tik nuotoliu dirbančiam žmogui; dėl jų apskaitos susitariama iš anksto.
Biure paruošiama aiškiai pažymėta dovana, siuntimui gaunamas privatus gavimo kontaktas, o elektroniniam variantui tikrinama konkreti naudojimo vieta ir paskyra. Vienas visiems išsiųstas el. laiškas nepakeičia šių skirtingų veiksmų. Gavimo lentelėje prie kiekvieno žmogaus pažymėkite faktinį dovanos gavimą arba likusią problemą.
Jei trečiam kolegai pasiūlytas elektroninis čekis vis tiek netinka, pasitarkite dėl kito varianto ar galimybės atsisakyti. Pripažinti skirtumą yra praktiškiau nei ieškoti tariamai visiems vienodo universalaus sprendimo.
Komentarai